Правила учёта и хранения документации в электронном виде

Автор: Dmitry Rudenko

Ниже представлен внутренний документ Проектного бюро Фордевинд по организации электронного документооборота. Набор простых правил позволяет создать чётко структурированную систему хранения файлов, обеспечивающую удобство навигации и быстрый поиск.

Версия №4 от 2012-11-18 - правила адаптированы для использования внешних ссылок

Общие положения:

• Хранению в электронном виде подлежит любая документация, разработанная организацией, а так же вся необходимая сопутствующая информация.
• Организационно-методическое руководство и контроль за состоянием, обеспечением сохранности и учета документации осуществляет системный администратор организации.
• Выполнение настоящих правил обязательно для всех сотрудников организации.

Правила учёта и хранения документации:

• Документация подлежит учёту и хранению на файловом сервере организации. Доступ к серверу осуществляется с помощью сетевого диска Z:, доступного на всех компьютерах организации.

• Комплекты документации по одному объекту должны располагаться на сервере в папке "документы". Название папки должно иметь следующий вид: "дата" "название объекта" "базовое обозначение", например:

2009-05-12 Центр реабилитации инвалидов 09-09

• В папке объекта, состоящего из нескольких субобъектов, должны располагаться папки по соответствующим субобъектам. Название папки должно иметь следующий вид: _"название субобъекта", например:

_основной корпус
_служебный корпус

• В папке субобъекта должны располагаться папки, разделяющие документацию по стадийности и папка для тома расчётов. Название папки должно иметь следующий вид: _стадия "буквенное обозначение", например:

_расчёты
_стадия П
_стадия Р

• В этой же папке располагается вся входящая почта по субобъекту. Каждое письмо со всеми вложениями размещается в отдельной папке. Название папки должно иметь следующий вид: "дата" "тема письма", например:

2010-04-06 задание на приямки

• В папке стадии должны располагаться папки с томами проектной документации или альбомами рабочей документации. Название папки должно иметь следующий вид: для проектной документации "номер раздела"_"краткое обозначение тома" "название тома", например:

03_АР Архитектурные решения
04_КР1 Конструктивные решения
04_КР2 Объемно-планировочные решения

• Аналогично, для рабочей документации "номер раздела"_"марка альбома" "описание марки", например:

03_АР Архитектурные и объемно-планировочные решения
04_КЖ1 Конструкции железобетонные
04_КЖ2 Шахты лифтов

• В папке тома/альбома должны располагаться файлы, содержащие непосредственно документацию. Название файла должно иметь следующий вид: "описание файла", например:

ЦСР КР1.dwg

• В этой же папке располагаются предыдущие версии файла. Предыдущие версии создаются перед внесением в документацию каких-либо изменений. Используется так называемая обратная индексация файлов. Название файла должно иметь следующий вид: "дата" "описание файла" "отметка об изменениях", например:

2009-09-01 ЦСР КР1.dwg
2009-09-08 ЦСР КР1 изм.1.dwg
2010-01-21 ЦСР КР1 изм.2.dwg

• Таким образом, путь к файлам должен давать ёмкую характеристику хранящейся информации. Также название файла в отдельности должно кратко описывать информацию, хранящуюся в нём. Например:

2009-05-12 Центр реабилитации инвалидов 09-09\_стадия П\04_КР1 Конструктивные решения\ЦСР КР1.dwg
2009-05-12 Центр реабилитации инвалидов 09-09\_стадия Р\04_КЖ2 Шахты лифтов\ЦСР КЖ2 Шахты лифтов.dwg

• В папке объекта должны храниться накладные, сопровождающие документацию при передаче. Название файла должно иметь следующий вид: накладная_"номер накладной", например:

накладная_1.doc

• Во всех папках допускается создание папки "_архив" для хранения неактуальных версий документации.

• Перед отправкой документации на печать или перед отправкой документации заказчику по электронной почте в папке тома/альбома должна быть создана папка с названием вида "дата" "описание события", в которую копируется вся печатаемая или пересылаемая документация. Дальнейшее редактирование файлов в этой папке запрещено.

2011-11-19 распечатано в 3 экз
2011-11-21 передано по электронной почте

• Руководство по подготовке и сдаче ГИПу проектной документации в электронном виде (для формирования электронного архива)