Wiki ЖБК

Материалы для проектирования железобетонных конструкций

Инструменты пользователя

Инструменты сайта


электронный_документооборот

Правила учёта и хранения документации в электронном виде

Ниже представлен внутренний документ Проектного бюро Фордевинд по организации электронного документооборота. Набор простых правил позволяет создать чётко структурированную систему хранения файлов, обеспечивающую удобство навигации и быстрый поиск.

Версия №4 от 2012-11-18 - правила адаптированы для использования внешних ссылок

Общие положения:

  • Хранению в электронном виде подлежит любая документация, разработанная организацией, а так же вся необходимая сопутствующая информация.
  • Организационно-методическое руководство и контроль за состоянием, обеспечением сохранности и учета документации осуществляет системный администратор организации.
  • Выполнение настоящих правил обязательно для всех сотрудников организации.

Правила учёта и хранения документации:

  • Документация подлежит учёту и хранению на файловом сервере организации. Доступ к серверу осуществляется с помощью сетевого диска Z:, доступного на всех компьютерах организации.
  • Комплекты документации по одному объекту должны располагаться на сервере в папке "документы". Название папки должно иметь следующий вид: "дата" "название объекта" "базовое обозначение", например:
2009-05-12 Центр реабилитации инвалидов 09-09
  • В папке объекта, состоящего из нескольких субобъектов, должны располагаться папки по соответствующим субобъектам. Название папки должно иметь следующий вид: _"название субобъекта", например:
_основной корпус
_служебный корпус
  • В папке субобъекта должны располагаться папки, разделяющие документацию по стадийности и папка для тома расчётов. Название папки должно иметь следующий вид: _стадия "буквенное обозначение", например:
_расчёты
_стадия П
_стадия Р
  • В этой же папке располагается вся входящая почта по субобъекту. Каждое письмо со всеми вложениями размещается в отдельной папке. Название папки должно иметь следующий вид: "дата" "тема письма", например:
2010-04-06 задание на приямки
  • В папке стадии должны располагаться папки с томами проектной документации или альбомами рабочей документации. Название папки должно иметь следующий вид: для проектной документации "номер раздела"_"краткое обозначение тома" "название тома", например:
03_АР Архитектурные решения
04_КР1 Конструктивные решения
04_КР2 Объемно-планировочные решения
  • Аналогично, для рабочей документации "номер раздела"_"марка альбома" "описание марки", например:
03_АР Архитектурные и объемно-планировочные решения
04_КЖ1 Конструкции железобетонные
04_КЖ2 Шахты лифтов
  • В папке тома/альбома должны располагаться файлы, содержащие непосредственно документацию. Название файла должно иметь следующий вид: "описание файла", например:
ЦСР КР1.dwg
  • В этой же папке располагаются предыдущие версии файла. Предыдущие версии создаются перед внесением в документацию каких-либо изменений. Используется так называемая обратная индексация файлов. Название файла должно иметь следующий вид: "дата" "описание файла" "отметка об изменениях", например:
2009-09-01 ЦСР КР1.dwg
2009-09-08 ЦСР КР1 изм.1.dwg
2010-01-21 ЦСР КР1 изм.2.dwg
  • Таким образом, путь к файлам должен давать ёмкую характеристику хранящейся информации. Также название файла в отдельности должно кратко описывать информацию, хранящуюся в нём. Например:
2009-05-12 Центр реабилитации инвалидов 09-09\_стадия П\04_КР1 Конструктивные решения\ЦСР КР1.dwg
2009-05-12 Центр реабилитации инвалидов 09-09\_стадия Р\04_КЖ2 Шахты лифтов\ЦСР КЖ2 Шахты лифтов.dwg
  • В папке объекта должны храниться накладные, сопровождающие документацию при передаче. Название файла должно иметь следующий вид: накладная_"номер накладной", например:
накладная_1.doc
  • Во всех папках допускается создание папки "_архив" для хранения неактуальных версий документации.
  • Перед отправкой документации на печать или перед отправкой документации заказчику по электронной почте в папке тома/альбома должна быть создана папка с названием вида "дата" "описание события", в которую копируется вся печатаемая или пересылаемая документация. Дальнейшее редактирование файлов в этой папке запрещено.
2011-11-19 распечатано в 3 экз
2011-11-21 передано по электронной почте

Полезные ссылки

Обсуждение

vladas, 2012-09-10 10:21
Предварительно, класс! Вот только с "народной мудростью" трудно согласиться. Об остальном нужно подумать для окончательной оценки. Аксиома: "Совершенству нет предела"
Dmitry Rudenko, 2012-09-10 15:14
Начиная с первой версии, разработанной в 2007 году, это уже 3й вариант правил.
С каждым новым объектом система улучшается по опыту проблем предыдущих объектов
equilibrium, 2012-09-12 19:38
Насколько я понимаю - это просто констатация факта, который есть у вас в организации. К сожалению, никакого отношения к СИСТЕМЕ документооборота это не имеет. Ну можно начать с того, что следует различать две вещи - документооборот САПР (то есть система учета и хранения файлов, с которыми работают простые пользователи - проектироващикии) и неСАПР (например документы и ГОТОВЫЕ чертежи, выданные и т.д.). Еще следует разделить на веб-системы (например GROUP-OFFICE, у нас на сайте он реализован) и локальные (например VAult, встроенные средства САПР приложений, таких как Autocad Architecture, Allplan - используют возможности SMB-сервисов сервера). Как будет время, если интересно, могу набросать более подробно как в развитых странах организован документооборот в области проектирования.
И еще к слову о САПРе на базе автокада (имею ввиду голого, то есть самого ядра). Есть много различных встроенных в автокад методов централизованного управления файлами и/или целыми проектами. Довольно нецелесообразно просто переименовывать отдельные файлы, которые к тому же при таком подходе не обязаны иметь какие-либо логические ссылки друг на друга.
Кстати, ни слова не сказано про то как (!) и в какой формат переводится готовая граф.часть документации (ну здесь все просто - это PDF и DWF). А двг файлы должны быть только у самого проектировщика - это элементарная защита авторских прав.
Dmitry Rudenko, 2012-09-12 19:58
Ок, не "система", а правила

Документация, передаваемая заказчику в какой-то момент в электронном виде или на бумаге, копируется в папку с датой выдачи и больше не редактируется. Тут без проблем

Конечно интересно, пишите. Правда мы не используем продукты autodesk в своей работе

Заказчику передаём в pdf с подписями или в dwg без подписей.
Авторские права? Да если о них думать, тогда этот сайт можно смело удалять
vladas, 2012-09-13 08:53
Вот уж о "защите авторских прав" можно судачить до посинения, однако любая защита не препятствие до тех пор, пока документы доступны для просмотра, а все символы и линии читаются глазами. И иначе нельзя, передавая проектную и раб. документацию. Так что использование документации и копирование проектных решений частично или полностью возможно, если только недобросовестно исполняются договорные условия о защите авторских прав. Поэтому, если ПДФ (неПДФ) читается нормально, то этот мизер легко преодолимый, что не стоит даже напрягаться, увеличивая при этом объем данных в Мб для передачи. Мнимое представление защищенности от копирования. Даже защищенность гостайн, баз данных, оказываются несовершенными если к ним есть интерес и они полезны кому-то. Только бдительность, слежка и суд (если есть что доказать) дают защищенность. Не напрягайтесь зазря.
equilibrium, 2012-09-13 14:23
Вы кардинально не правы!!!
У вас не было случаев, что заказчик под ВАШИМ штампом выпускает документацию? Ту что передали в двг и отредактировали? У меня были такие случаи. И вот как раз запрет на двг очень сильно препятствует этому процессу. В первую очередь именно этот случай и имелся ввиду. А "срисовать" можно откуда угодно и что угодно - но это уже совсем другие затраты труда.
Dmitry Rudenko, 2012-09-13 14:57
У меня во всех последних договорах заказчик (в том числе гос.заказчик - комитет по строительству) требует передачи документации в dwg. И да, они сами вносят исправления (причём глобальные) и выдают под нашими штампами без подписей на стройку
equilibrium, 2012-09-13 15:00
Ну тут ответ простой - нужно сделать двг так, чтобы они не могли его редактировать (вставить "картинкой" которая не будет внешней ссылкой, или WMF-ом - тогда отредактировать файл будет в разы сложнее) или просто установить запрет на редактирование. А вообще - нужно вычеркивать этот пункт из договоров.
Dmitry Rudenko, 2012-09-13 15:16
А как Вы (конструктор) на начальной стадии работы с архитекторами общаетесь? Они Вам свои задания тоже в pdf выдают? А смежники - задания на отверстия? Я сейчас работаю с одной АР фирмой, так они мои чертежи внешними ссылками в качестве подосновы для своих архитектурных используют - очень, кстати, удобно.

П.С. На эту тему есть целая серия статей у некоего "маэстро": http://maestros-bay.blogspot.com/ (искать в темах от мая 2010г и раньше). Я далеко не со всем, что там написано, согласен, но для общего развития - полезно
equilibrium, 2012-09-13 15:21
Тут когда как. Когда архитекторы свои - то прямо в едином проекте работаем (про внешние ссылки - все автокадовские продукты именно на этом и построены). Когда не совсем свои - то пдф и т.д. В любом случае "не свои" смежники дают все в настолько кривом формате (то есть размеры все кривые - это 90% случаев - ну не знают люди автокада...)
Вообще речь шла о другом - о выдаче документации ЗАКАЗЧИКУ/ПОДРЯДЧИКУ. Потому как именно у них нет ни совести ни чести.ю Проектировщики все же более совестливые и не делают (как правило) того о чем писали.
vladas, 2012-09-26 08:06
Предшествующий мой коммент был к сообщению equilibrium, 2012-09-13 14:23
Неправильно разместил его.
О последнем, по существу утверждения.
Как стало трудно всем жить с "запорными" мерами. Смею заметить, по своему жизненно-профессиональному опыту, тем более теперь, совести и чести нет ни у кого. Глаз-да-глаз нужен. Да и очевидный мухлеж не признается повинно. Начиная с договорных отношений и сметы на ПИР... Да это другая история. Но загнать дело так чтобы и смежники на ПДФ работали ... это край. Куда катится проектная-строительная отрасль? Или это общемировая тенденция делать труднее другим преследуя собственные интересы.
vladas, 2012-09-26 07:33
Ну препятствует, и что? Затраты другие - это да! Но ведь, по-любому, неполная защита от копирования и плагиата. А сколько проектных ошибок исправить оперативно нужно (банально неточные размеры, привязки, цепочки, отметки править), да внести некоторые изменения по замене после согласования. Это в учет не берете? Так часто авторский надзор от случая к случаю, если он вообще предусмотрен. Ситуации разные бывают, лишь бы оперативность решений была, да ненарушение архитектурных авторских прав. А конструктив и инженерные сети - трогай, меняй для пользы дела, да отвечай по изменениям. Надо ведь и о других процессах думать надо, об удобстве и оперативности реализации "замысла". Вы на себя работаете, или на общее дело? Любые ваши сомнения можно оговорить договором на ПР. Говорю это со знанием дела, так как ранее был и проектировщиком, и заказчиком
Redikultsev.Evgeny, 2014-02-23 11:56
Документ хорош и понятен, думаю все прошли через что-то подобное переходя от хранения на локальных компах к сетевым папкам. Но это хорошо работает для одного человека (для самоорганизации), неплохо работает для двух человек (когда если папка пропала, то сразу понятно кто это сделал), плохо работает для 2-10 человек и почти не работает для 10+ человек. Ситуации: человек случайно перетащил папку или файл допустим во вложенную (бывает знаем). Он мог и сам не заметить. Потом он зашел в ту папку, увидел там лишний файл удалил его. Другое: к Вам пришел человек, поработал 2 недели и вынес все Ваши объекты за годы. Третье: один назвал "Центр реабилитации", второй бы назвал "центр по ул. Широкореченской", третий еще как-нибудь. Искать это огромная проблема потом, когда объектов больше 300 допустим. Ну, а в целом как вариант, очень неплохо - все структурировано и понятно.
Dmitry Rudenko, 2014-02-23 19:03
Добрый день, Евгений! По порядку:

>> человек случайно перетащил папку или файл допустим во вложенную
Ничего страшного, в ленте изменений дропбокса это будет видно, в т.ч. и имя того, кто это сделал

>> увидел там лишний файл удалил его
И снова не беда. Дропбокс хранит как удалённые файлы, так и все предыдущие версии изменённых файлов.

>> человек вынес все Ваши объекты за годы
Лично у меня нет паранойи и я не боюсь, что мои наработки кто-то будет воровать. Я открыт для людей и с радостью делюсь своими наработками. В любом случае, проблема решается достаточно просто с помощью разграничения прав доступа к сетевым ресурсам штатными средствами Windows. В этом случае немного возрастает нагрузка на того, кто эти права раздаёт.

>> Искать это огромная проблема потом, когда объектов больше 300 допустим
От части я с Вами согласен, но! Вы знаете какие-то другие способы, как этого можно избежать? Я - нет.

Я согласен, что всё это - велосипед. Но 100% организаций, с которыми мне приходится работать, не имеют и этого. Например, названия файлов от архитекторов могут быть "носик для конструкторов.dwg" или что-то вроде того.

Я знаю, что Вы занимаетесь разработкой собственного продукта для документооборота. Буду внимательно следить за его развитием.
Redikultsev.Evgeny, 2014-02-23 19:35
Ну в общем-то очень неплохо конечно. Рад что большУю часть проблем Вы решили.
Система хранения версий это вообще класс. Нас она много раз спасала когда случайно кто-то менял. Согласен - большинство организаций работают очень криво - бардак полнейший.
Мы именуем файлы по шифру альбома. Суть в том, что:
1. Если у меня в руках файл даже без пути, я узнаю по нему все о файле - номер объекта, очереди, здания, альбома и т.п., в том числе номер изменения.
2. Если мне надо передать Заказчику все dwg по объекту. Я делаю поиск по маске *.dwg и кидаю их все в одну папку и знаю что они не смешаются там по имени.
Подумайте об этом. А дата как раз вторична.
Что касаемо наработок - Вы-то может и делитесь, а хозяин бизнеса также считает? Уверено что нет. Разграничивать права через Windows не получится. Т.е. понятно как это сделать, непонятно как это делать для 300 объектов и вложенных папок. Немного это не то. Это физически невозможно, поверьте.
Dmitry Rudenko, 2014-02-23 20:12
Хозяин бизнеса не против ;)
Я уверен, что организация, которая ведёт 300 объектов, в состоянии держать в штате специалиста (может быть даже не одного), решающего такие вопросы.
j0nhy, 2014-10-01 10:55
Искать можно по специальному файлу в Excel, который будет лежать в корне папки и содержать "оглавление". В этом файле будут все необходимые атрибуты - дата, название, вид работы и т.п., а также ссылка на папку для быстрого доступа. У нас все ищут объект именно по этому файлу, по папкам уже не шарятся - их более 3 тысяч
Nikolay, 2014-04-28 15:07
Давно задумывался о систематизации проектной и рабочей документации в эл.виде и практически все мои идеи выразил автор. При нынешнем бардаке это сокращает время в поиске и просмотру актуализированной документации. К сожалению, я пришел к этому из-за недобросовестных проектировщиков и строгого Заказчика-застройщика, а так же из-за внутренней неразберихи в отделе и между отделами в стиле "кто за что отвечает?" или "а где взять последнюю редакцию раздела АР по объекту такому-то". Приходилось редактировать РД в срочном порядке, поскольку проектный институт бортовал нас по каждому вопросу и замечанию и после волны штрафных санкций и разборок было уже не до авторских прав (хотя в договоре прописана передача РД в pdf и dwg).
Ещё раз большое спасибо автору.
Ваш комментарий:
     __ __  __  __  __
 __ / / \ \/ / / / / /
/ // /   \  / / /_/ / 
\___/    /_/  \____/
 
PDF Export Download this page as a pdf Text Export Download this page as a plain text
электронный_документооборот.txt · Последние изменения: 2012-12-11 15:54 — swell

Инструменты страницы