soldering24.ru - Профессиональное паяльное оборудование
Сайты схожей тематики:
Инструменты пользователя
Боковая панель
электронный_документооборот
Правила учёта и хранения документации в электронном виде
Автор: Dmitry Rudenko
Ниже представлен внутренний документ Проектного бюро Фордевинд по организации электронного документооборота. Набор простых правил позволяет создать чётко структурированную систему хранения файлов, обеспечивающую удобство навигации и быстрый поиск.
Версия №4 от 2012-11-18 - правила адаптированы для использования внешних ссылок
Общие положения:
- Хранению в электронном виде подлежит любая документация, разработанная организацией, а так же вся необходимая сопутствующая информация.
- Организационно-методическое руководство и контроль за состоянием, обеспечением сохранности и учета документации осуществляет системный администратор организации.
- Выполнение настоящих правил обязательно для всех сотрудников организации.
Правила учёта и хранения документации:
- Документация подлежит учёту и хранению на файловом сервере организации. Доступ к серверу осуществляется с помощью сетевого диска Z:, доступного на всех компьютерах организации.
- Комплекты документации по одному объекту должны располагаться на сервере в папке "документы". Название папки должно иметь следующий вид: "дата" "название объекта" "базовое обозначение", например:
2009-05-12 Центр реабилитации инвалидов 09-09
- В папке объекта, состоящего из нескольких субобъектов, должны располагаться папки по соответствующим субобъектам. Название папки должно иметь следующий вид: _"название субобъекта", например:
_основной корпус _служебный корпус
- В папке субобъекта должны располагаться папки, разделяющие документацию по стадийности и папка для тома расчётов. Название папки должно иметь следующий вид: _стадия "буквенное обозначение", например:
_расчёты _стадия П _стадия Р
- В этой же папке располагается вся входящая почта по субобъекту. Каждое письмо со всеми вложениями размещается в отдельной папке. Название папки должно иметь следующий вид: "дата" "тема письма", например:
2010-04-06 задание на приямки
- В папке стадии должны располагаться папки с томами проектной документации или альбомами рабочей документации. Название папки должно иметь следующий вид: для проектной документации "номер раздела"_"краткое обозначение тома" "название тома", например:
03_АР Архитектурные решения 04_КР1 Конструктивные решения 04_КР2 Объемно-планировочные решения
- Аналогично, для рабочей документации "номер раздела"_"марка альбома" "описание марки", например:
03_АР Архитектурные и объемно-планировочные решения 04_КЖ1 Конструкции железобетонные 04_КЖ2 Шахты лифтов
- В папке тома/альбома должны располагаться файлы, содержащие непосредственно документацию. Название файла должно иметь следующий вид: "описание файла", например:
ЦСР КР1.dwg
- В этой же папке располагаются предыдущие версии файла. Предыдущие версии создаются перед внесением в документацию каких-либо изменений. Используется так называемая обратная индексация файлов. Название файла должно иметь следующий вид: "дата" "описание файла" "отметка об изменениях", например:
2009-09-01 ЦСР КР1.dwg 2009-09-08 ЦСР КР1 изм.1.dwg 2010-01-21 ЦСР КР1 изм.2.dwg
- Таким образом, путь к файлам должен давать ёмкую характеристику хранящейся информации. Также название файла в отдельности должно кратко описывать информацию, хранящуюся в нём. Например:
2009-05-12 Центр реабилитации инвалидов 09-09\_стадия П\04_КР1 Конструктивные решения\ЦСР КР1.dwg 2009-05-12 Центр реабилитации инвалидов 09-09\_стадия Р\04_КЖ2 Шахты лифтов\ЦСР КЖ2 Шахты лифтов.dwg
- В папке объекта должны храниться накладные, сопровождающие документацию при передаче. Название файла должно иметь следующий вид: накладная_"номер накладной", например:
накладная_1.doc
- Во всех папках допускается создание папки "_архив" для хранения неактуальных версий документации.
- Перед отправкой документации на печать или перед отправкой документации заказчику по электронной почте в папке тома/альбома должна быть создана папка с названием вида "дата" "описание события", в которую копируется вся печатаемая или пересылаемая документация. Дальнейшее редактирование файлов в этой папке запрещено.
2011-11-19 распечатано в 3 экз 2011-11-21 передано по электронной почте
Полезные ссылки
Download this page as a pdf
Download this page as a plain textэлектронный_документооборот.txt · Последнее изменение: 2020-08-16 11:43 (внешнее изменение)
Инструменты страницы
Обсуждение
С каждым новым объектом система улучшается по опыту проблем предыдущих объектов
И еще к слову о САПРе на базе автокада (имею ввиду голого, то есть самого ядра). Есть много различных встроенных в автокад методов централизованного управления файлами и/или целыми проектами. Довольно нецелесообразно просто переименовывать отдельные файлы, которые к тому же при таком подходе не обязаны иметь какие-либо логические ссылки друг на друга.
Кстати, ни слова не сказано про то как (!) и в какой формат переводится готовая граф.часть документации (ну здесь все просто - это PDF и DWF). А двг файлы должны быть только у самого проектировщика - это элементарная защита авторских прав.
Документация, передаваемая заказчику в какой-то момент в электронном виде или на бумаге, копируется в папку с датой выдачи и больше не редактируется. Тут без проблем
Конечно интересно, пишите. Правда мы не используем продукты autodesk в своей работе
Заказчику передаём в pdf с подписями или в dwg без подписей.
Авторские права? Да если о них думать, тогда этот сайт можно смело удалять
У вас не было случаев, что заказчик под ВАШИМ штампом выпускает документацию? Ту что передали в двг и отредактировали? У меня были такие случаи. И вот как раз запрет на двг очень сильно препятствует этому процессу. В первую очередь именно этот случай и имелся ввиду. А "срисовать" можно откуда угодно и что угодно - но это уже совсем другие затраты труда.
П.С. На эту тему есть целая серия статей у некоего "маэстро": http://maestros-bay.blogspot.com/ (искать в темах от мая 2010г и раньше). Я далеко не со всем, что там написано, согласен, но для общего развития - полезно
Вообще речь шла о другом - о выдаче документации ЗАКАЗЧИКУ/ПОДРЯДЧИКУ. Потому как именно у них нет ни совести ни чести.ю Проектировщики все же более совестливые и не делают (как правило) того о чем писали.
Неправильно разместил его.
О последнем, по существу утверждения.
Как стало трудно всем жить с "запорными" мерами. Смею заметить, по своему жизненно-профессиональному опыту, тем более теперь, совести и чести нет ни у кого. Глаз-да-глаз нужен. Да и очевидный мухлеж не признается повинно. Начиная с договорных отношений и сметы на ПИР... Да это другая история. Но загнать дело так чтобы и смежники на ПДФ работали ... это край. Куда катится проектная-строительная отрасль? Или это общемировая тенденция делать труднее другим преследуя собственные интересы.
>> человек случайно перетащил папку или файл допустим во вложенную
Ничего страшного, в ленте изменений дропбокса это будет видно, в т.ч. и имя того, кто это сделал
>> увидел там лишний файл удалил его
И снова не беда. Дропбокс хранит как удалённые файлы, так и все предыдущие версии изменённых файлов.
>> человек вынес все Ваши объекты за годы
Лично у меня нет паранойи и я не боюсь, что мои наработки кто-то будет воровать. Я открыт для людей и с радостью делюсь своими наработками. В любом случае, проблема решается достаточно просто с помощью разграничения прав доступа к сетевым ресурсам штатными средствами Windows. В этом случае немного возрастает нагрузка на того, кто эти права раздаёт.
>> Искать это огромная проблема потом, когда объектов больше 300 допустим
От части я с Вами согласен, но! Вы знаете какие-то другие способы, как этого можно избежать? Я - нет.
Я согласен, что всё это - велосипед. Но 100% организаций, с которыми мне приходится работать, не имеют и этого. Например, названия файлов от архитекторов могут быть "носик для конструкторов.dwg" или что-то вроде того.
Я знаю, что Вы занимаетесь разработкой собственного продукта для документооборота. Буду внимательно следить за его развитием.
Система хранения версий это вообще класс. Нас она много раз спасала когда случайно кто-то менял. Согласен - большинство организаций работают очень криво - бардак полнейший.
Мы именуем файлы по шифру альбома. Суть в том, что:
1. Если у меня в руках файл даже без пути, я узнаю по нему все о файле - номер объекта, очереди, здания, альбома и т.п., в том числе номер изменения.
2. Если мне надо передать Заказчику все dwg по объекту. Я делаю поиск по маске *.dwg и кидаю их все в одну папку и знаю что они не смешаются там по имени.
Подумайте об этом. А дата как раз вторична.
Что касаемо наработок - Вы-то может и делитесь, а хозяин бизнеса также считает? Уверено что нет. Разграничивать права через Windows не получится. Т.е. понятно как это сделать, непонятно как это делать для 300 объектов и вложенных папок. Немного это не то. Это физически невозможно, поверьте.
Я уверен, что организация, которая ведёт 300 объектов, в состоянии держать в штате специалиста (может быть даже не одного), решающего такие вопросы.
Ещё раз большое спасибо автору.